Lorsque le bureau de la protectrice du citoyen communique avec votre organisme au sujet d’une plainte, nous cherchons à :
- comprendre, du point de vue de votre organisme, ce qui s’est passé dans la situation qui fait l’objet d’une plainte;
- obtenir toutes les politiques et procédures applicables, ainsi que les dossiers pertinents, et à comprendre comment la politique ou la législation a été appliquée dans le cas qui nous intéresse;
- découvrir quelles mesures ont été prises, le cas échéant, pour répondre aux préoccupations du plaignant, y compris toute réponse qui lui aurait déjà été formulée;
- vous présenter de l’information et des réponses quant au rôle de la protectrice du citoyen.
Vous pouvez communiquer avec nous à tout moment pour toute question ou consultation sur la résolution d’une éventuelle plainte.
Pour nous répondre, vous pouvez notamment :
- recueillir des informations auprès du personnel directement impliqué pour déterminer ce qui s’est passé dans la situation qui fait l’objet d’une plainte;
- nous communiquer votre expertise. Nous voulons comprendre le fonctionnement de votre organisation et ses processus habituels;
- déterminer si la plainte peut être l’occasion de résoudre un problème ou d’améliorer une situation ou un processus.
L’article 25 de la Loi sur le protecteur du citoyen exige que nos enquêtes soient menées à huis clos. À la fin d’une enquête, nous informerons à la fois l’organisme public et le plaignant de nos conclusions et des raisons pour lesquelles nous mettons fin à notre enquête.
L’article 26 de la Loi sur le protecteur du citoyen nous donne le pouvoir d’obtenir des informations et des dossiers pour nous aider à mener nos enquêtes. Le personnel du bureau de la protectrice du citoyen a le pouvoir de parler directement à toute personne susceptible de détenir des informations concernant une plainte, y compris à des employés individuels d’un organisme public qui fait l’objet d’une enquête. Les documents obtenus par la protectrice du citoyen au cours d’une enquête sont soustraits à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et ne seront jamais divulgués en réponse à une demande d’accès à l’information.